Wenn Webprojekte scheitern: Warum viele Organisationen in Agentur-Fallen geraten und wie man schlechte Webagenturen erkennt

Der Markt für Internet- und Digitalagenturen ist riesig. Auf den ersten Blick wirkt das positiv, doch genau diese Vielfalt führt dazu, dass viele Organisationen, Vereine und Non-Profit-Einrichtungen in teure Webprojekt-Fallen geraten.

Ein Muster, das ich immer häufiger sehe – und das sich mit jeder neuen „Relaunch-Katastrophe“ bestätigt.

Wo Webprojekte scheitern: Professionell wirkt oft, was eigentlich nur teuer ist

Viele Webagenturen starten Projekte nicht mit einer Lösung, sondern mit einem kostspieligen Konzeptprozess.
Bevor auch nur eine Zeile Code geschrieben wird, füllen Workshops, Strategiemeetings und Briefings das Budget.

Mehrere Mitarbeitende sitzen im Raum – Projektmanager, UX-Design, Development, Redaktion, SEO.
Das wirkt professionell, seriös und „richtig“.
Aber: Es erzeugt vor allem Kosten.

Erfahrene Webagenturen könnten aus zahlreichen Fällen lernen und bereits zu Beginn klar einschätzen, welche technische Lösung tatsächlich sinnvoll ist – besonders bei Standardfällen wie:

• Verbände 
• Landesarbeitsgemeinschaften (LAGs) 
• Vereine 
• Pflege- und Bildungsinstitutionen 
• KMU

Doch oft wird das Rad neu erfunden – nicht aus Notwendigkeit, sondern weil es sich abrechnen lässt.

Typische Fehler bei Webagenturen – und warum sie so teuer werden

Die Häufigkeit ist erschreckend. Immer wieder stosse ich auf dieselben Probleme:

1. Überdimensionierte CMS-Lösungen

Typo3, Drupal oder sogar eigene proprietäre Systeme, die für die tatsächlichen Anforderungen viel zu schwergewichtig sind. Interessant ist, dass manche Agentur ihre eigene Website mit billigen Baukastensystemen wie z.B. Squarespace oder Wix zusammenbauen.

2. Pflicht zu teuren Wartungsverträgen

Weil das System zu komplex ist, entsteht sofort eine technische Abhängigkeit von der Agentur.

3. Keine selbstständige Inhaltspflege möglich

Die Organisation muss für jede Textänderung bezahlen – ein extrem teurer und ineffizienter Zustand.

4. Teure Standard-Templates

Oft wird ein gekauftes WordPress-Theme für mehrere Tausend Euro als „Individualentwicklung“ verkauft.

5. Budgetverschleiss bereits vor Projektstart

Workshops, Konzepte und Meetings verschlingen das Budget, bevor die Website überhaupt entsteht.

6. Projekt bleibt unvollständig oder fehlerhaft

Viele Relaunches bleiben nach 1–2 Jahren halbfertig.

7. Agenturwechsel kaum möglich

Technische Lock-in-Systeme verhindern den Anbieterwechsel – ein klassisches „Gefangenensein“.

8. Fehlende digitale Strategie

SEO, Nutzerführung, Zielgruppenansprache, Barrierefreiheit – all das bleibt oft unbeachtet.

9. Schlechte Performance und Sicherheitsprobleme

Aufgeblähte Systeme, veraltete Plugins, lange Ladezeiten – alles Probleme, die Ranking und Nutzer frustrieren.

Das Ergebnis: Eine teure Website, die nicht performt und nicht genutzt wird.

Ein Praxisbeispiel: Eine LAG im Pflegebereich – exemplarisch für viele

Eine Landesarbeitsgemeinschaft (LAG) für Pflegeberufe aus Deutschland hat genau diese Erfahrung gemacht.
Eigentlich wollte sie eine:

• klare, moderne Website 
• leichte Pflege der Inhalte 
• gute Struktur für Schulen, Auszubildende und Pflegeeinrichtungen 
• stabile technische Basis 
• zukunftsfähige Lösung

Doch die beauftragte Agentur ging anders vor.

Es folgten: 

• überdimensionierte CMS-Architektur 
• unendliche Konzeptphasen 
• starre Templates 
• hohe Wartungskosten 
• unflexible technische Strukturen 
• fehlende SEO-Strategie 
• schlechte Nutzerführung

Nach zwei Jahren war das Budget erschöpft, das Projekt unvollständig – und die Seite nicht nutzbar.

Die LAG wandte sich an mich, um das Projekt zu retten.
Wir konnten die Website sanieren, aber nur durch einen radikalen Neustart:

• System vereinfachen 
• klare Struktur bauen 
• Fokus auf Nutzerführung 
• interne Pflege ermöglichen 
• technisches System neu aufsetzen

Dieses Beispiel ist kein Einzelfall. Es ist symptomatisch für viele Webprojekte im Non-Profit- und Bildungsbereich. Tatsächlich kostete der LAG die Website nur 1/5 wie von der ursprünglichen Agentur.

Was Kunden wirklich verlieren – wenn sie die falsche Webagentur wählen

1. Budget – oft fünfstellige Summen

Nicht weil Webseiten teuer sein müssen, sondern weil sie teuer gemacht werden.

2. Zeit und interne Kapazitäten

Teams sitzen in Workshops, Meetings, Abstimmungen – statt an ihrer eigentlichen Arbeit.

3. Selbstständigkeit

Wenn jede kleine Änderung nur durch die Agentur möglich ist, verliert die Organisation die Kontrolle.

4. Vertrauen in digitale Projekte

Viele sagen nach so einem Projekt: „Nie wieder ein Relaunch.“

5. Sichtbarkeit und Wirkung

Eine schlecht strukturierte Website schadet dem Ruf und der Kommunikation.

Wie man eine gute Webagentur erkennt

Eine professionelle Agentur erkennt früh:

• welche Lösung wirklich nötig ist 
• wie man das System so aufsetzt, dass der Kunde unabhängig bleibt 
• welche Funktionen realen Nutzen bringen 
• wie man SEO, Struktur, Nutzerfluss und Barrierefreiheit sauber plant 
• wie man ein Webprojekt effizient und ohne Budgetverschwendung durchführt

Es geht nicht um Komplexität.
Es geht um Einfachheit, Klarheit, Funktionalität und Nachhaltigkeit.

Fazit: Gute Websites entstehen nicht durch Komplexität – sondern durch Know-how

Die meisten Webprojekte scheitern nicht am Geld und nicht an der Zielgruppe.
Sie scheitern daran, dass sie zu technisch, zu theoretisch und zu gross gedacht werden.

Die Geschichte der LAG zeigt, wie schnell ein Relaunch in eine Website-Kostenfalle geraten kann – und warum es so wichtig ist, eine Webagentur zu wählen, die echte Erfahrung hat und pragmatische Lösungen anbietet.

Eine gute Website beginnt nicht mit einem XXL-Workshop, sondern mit einem ehrlichen Blick auf das, was wirklich gebraucht wird.